近年來，河南省鄭州市社保中心明確了“線下管理規范化、線上保管電子化、查詢方式便捷化、服務經辦常態化”的工作方針，從四個方面同向發力，持續提升業務檔案的智能化管理水平，實現了業務檔案“收、管、存、用”全鏈條線上處理，有效助推經辦模式升級。

(資料圖)

建好一所場館

線下管理規范化

“我負責社保檔案管理工作十幾年了。以前，我們收集到的檔案分散在3個地點，管理和使用十分不方便。如今，我們建成了標準的檔案館，參保群眾的社保檔案有了統一規范的‘家’。”鄭州市社保中心檔案管理員弓萍說。

近年來，在經辦過程中每年都會收取、留存大量的紙質檔案。這些檔案是社保事業發展的重要歷史見證。為保管好這些珍貴的資料，鄭州市社保中心投入大量人力財力，于2014年10月建成專業檔案館并投入使用。檔案館建筑面積1141平方米，實行檔案庫房、借閱室和辦公室三房分離，內設智能檔案密集架9組150架，共存放各類業務檔案13.2萬卷。同時，建立起人防、物防、技防相結合的綜合安防體系，配備了防火防磁柜、除濕機、高精度溫度表以及專業氣體滅火系統；指定專人對庫房進行日常安全巡視，并定期升級改善相關設備，檔案館的防汛能力、安全等級逐年提升。

實現一次轉型

線上保管電子化

“這份合同太重要了，是維護我的合法權益的證明材料。我從很多渠道找了很久都沒找到。沒想到，社保中心的檔案員主動打電話，說我們參保人員的檔案全部導入到電腦里了。我輸入姓名就找到了多年前的勞動合同，真是太感謝了！”前年，參保群眾李俊民需查詢他與一公司簽訂的勞動合同。當年鄭州市的社保業務檔案還未全面完成電子化整理，檔案員翻閱了大量的紙質檔案仍未找到。2022年年底，隨著最后一卷紙質檔案的數字化加工順利完工，鄭州市跨越30余年的13.2萬卷社保業務檔案全部實現了電子化轉型，群眾的社保檔案無一遺漏都進入了電腦數字庫，保管更安全、查詢更方便。

近年來，為滿足人民群眾便捷、高效查詢檔案的需求，鄭州市社保中心強力推進業務檔案的數字化轉型。該中心通過公開招標，引進專業檔案信息公司，將紙質檔案進行數字化加工，把對群眾最有用、最直接、最關心的重要業務手續，如參保、轉移、退休等作為整理首選，按照險種類別、保管期限、年度月份組卷，而后掃描加工、數據掛接、裝訂入庫，共編制電子化檔案目錄870萬條，案卷全文掃描2034萬頁，13.2萬卷社保紙質檔案全部實現了電子化的華麗變身。

目前，鄭州市的社保數字檔案庫共涵蓋養老、工傷保險11.7萬卷，失業保險1.1萬卷，機關事業3404卷，居民養老545卷，真正實現了分類規范、險種齊全、利用便捷。

上線一個系統

查詢方式便捷化

“沒想到如今調取社保檔案這么方便，15年前的外地轉入資料一下子就找到了，申請手續又簡便，幫助我為公司員工順利辦好了退休手續，真是太感謝啦！”光大人壽保險公司的人事專員張洪毓說。張洪毓在為公司員工李素芹辦理退休手續時，發現該員工缺少2007年由外地轉入鄭州市的轉移工資基數，無法計算退休待遇，而職工本人在外地又不便親自辦理。后來，張洪毓憑借當事人出具的委托證件，在檔案管理員的幫助下，通過管理系統快速查閱到當年的資料，為當事人辦好了退休手續。

為提高檔案的查詢利用效率，鄭州市社保中心積極改進查閱方式、簡化利用程序，全方位優化檔案查詢服務。2022年，該中心自主研發了社保業務檔案管理系統，徹底取代了手工翻閱調取方式。系統中建立了目錄數據庫，編制了規范的檢索工具，包括檔案管理、檔案利用、檔案統計、檔案鑒定等模塊，實現了快速、準確查閱；系統具備檔案利用、借閱等權限設置及信息安全等支持，實現了對檔案全生命周期的信息化管理。該系統不僅支持身份證號、單位名稱查詢，還可通過老身份證號、社保號、現用名和別名進行多重信息檢索，大大提高了查詢效率，有效減少了群眾跑趟、等待時間。

建立一個機制

服務經辦常態化

“過去，我們經辦人員查詢參保人的業務檔案，需要填寫申請表，經領導審批后，在檔案管理員的協助下才能查閱。如今，經辦人員被授予了查詢權限，工作人員再也不用走手續、跑檔案館了，在電腦上輸入關鍵字，按下查詢鍵，就能快速查看檔案資料，十分方便！”說到檔案查閱方式的變化，鄭州市社保中心事業單位養老保險待遇處負責人張營剛按捺不住心中的喜悅。

社保業務檔案來源于經辦，服務于經辦。鄭州市社保中心建立起業務經辦和檔案管理深度融合機制，為經辦人員分配檔案查詢權限，組建專職檔案員隊伍，開展專業系統培訓。工作人員在辦理參保、退費、轉移接續、待遇審核等業務時，如需調取檔案進行審核比對，不需再往返檔案館和經辦崗之間，只需在系統里輸入關鍵信息，就能實現一鍵快速查閱。